時間管理大師的PDA應用術
著名的時間管理專家David Allen在網站上公開他個人使用PDA的秘訣。David Allen是暢銷書「Getting Things Done」的作者，從事時間管理顧問工作數十年，累積了豐富經驗。更重要的是， GTD時間管理法和數位工具緊密結合，正適合所有PDA使用者需求。或許，由大師的經驗，也可讓你手中的PDA真正發揮功能。
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GTD 時間管理流程 要掌握 David Allen的使用秘訣，需要先瞭解GTD的核心概念。一反過去由上而下，強調計畫的時間管理哲學，David Allen認為有太多日常瑣事會羈絆我們的想法與時間，導致最後無力去遵行計畫。他強調時間管理應由小事著手，許多事情雖然看似細微或不需立即處理，但放在心裏，不時出現，就會變成壓力來源。能立即完成的，就立刻去做，不能做的就記下來，不要傷腦筋去記這些小事。 找個清靜的下午，將腦袋裏面的所有枝微末節的事情，無論大小無論重要與否，都清空紀錄下來，讓腦袋不再為這些瑣事而負擔。當然，最好是紀錄在PDA這類隨身查閱的數位工具，方便後續調整。以筆者的經驗，第一次整理大約會記錄下60-100條左右的事項，如果你記錄的工作沒這麼多，那表示你想的還不夠細。看看眼前的辦公桌，旁邊堆的公文是否該整理了？記錄下來！ 記錄完所有事情之後，接下來是分類與組織的工作。David Allen以數位人熟悉的「流程圖」來說明:
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1. 逐條來看所有紀錄下的事情。先判斷事情可不可以行動（Actionable?），不可以行動的事情，就分為三種情況來處理: 當垃圾清掉！ Someday Maybe 將來也許:「想要爬上喜馬拉雅山…」無論多高多遠的夢想都沒關係，目前無法實現，就先放在這裏，不時看看。 References參考:若是有參考價值的資料，不妨先整理歸檔，日後可供參考。 2. 可以行動的事情，想想看它的下一步行動為何。若能在兩分鐘內解決，現在就立刻把它做掉，不要耽擱！把事情變成可以行動的專案是時間管理的核心概念！或許正因為這兩分鐘立刻解決的想法，讓我們可以起而行，抒解不少心理負擔。 3. 兩分鐘內不能解決的事，可區分為幾種狀況: Projects專案:如果這件事情需要多步驟才能完成，先歸類為「專案」。以後再回頭來想想看，執行該專案的目標與「下一步行動」為何。 Waiting For等待他人:現代工作不能靠自己單打獨鬥，在團隊工作中，面對事情，先想想自己是否是做這件事情的最佳人選。若不是，就把它委派出去。 Next Actions下一步行動:單一步驟的事情，不一定何時要完成的，記錄在Todo List代辦事項中。 Claendar 行事曆:單一步驟的事情，有特定日期的，才記錄在行事曆中。 經過上述流程整理，可以立刻做的都做了，需要花時間的或留做參考的也大致歸納成「將來也許…」、「參考」、「專案」、「等待他人…」、「下一步行動」、「行事曆」六大類別，並分別紀錄到PDA裏頭。 每天找個固定的時間，定時流覽這些該執行的專案，把事情逐條處理完。在每一次完成工作的小小成就感中，重拾生命的節奏感與掌握能力。以後有任何新的事情，不要浪費腦筋記在腦袋，把它隨手紀錄下來，再定時根據上述流程來判斷處理。 這裏只是對David Allen 「GTD」時間管理做很粗略的說明。他的書已經翻譯成中文版引進臺灣，不妨可以找時間翻翻。（在Next Actions中，記下「上網訂購David Allen的書」吧！）也可以到他的網站看看別人的討論及其他更多的時間管理秘訣。David Allen強調以數位工具管理時間的重要性，讓許多PDA使用者成為GTD時間管理法的信徒。David Allen更在網站上公佈了一份他自己如何將Palm應用在時間管理上的方法，供所有使用者參考。我們就來看看大師如何應用這手中的小玩意。 Calendar/Address 行事曆與電話簿管理 他對這兩項工具沒有特別做分類處理。就行事曆而言，不要把所有的事情都堆在行事曆裏頭，自己看了都心煩。僅需把有具體時間日期的事項，例如會議時間，記錄在這裏就好了。David也沒有對電話簿做太多分類，僅有列了一個「餐廳」的類別，可以隨時查閱常去的餐廳訂位元電話。 To-Do Lists待辦事項管理 To-Do Lists待辦事項是每天、每週回顧的重要工具，大部分該做、該提醒的事情都記錄在這個地方。依據GTD的原則，David將代辦事項分成幾個類別: Projects 需要多步驟才能完成的事情，稱為「專案」。無論大小，都記錄在這裏。David說他隨時大約紀錄了60個左右的專案。To-Do寫下專案標題，附注（Notes）裏頭可以寫下目前對專案的思考與規劃。 Someday/Maybe 或許哪一天可以實現的事情或天馬行空的夢想。不要擔心夢想太遙遠，David在此記錄了70項條目。 下面這些標注了@符號的類別都是指可以執行的行動(Actions)。以GTD流程歸納後的行動清單可能高達上百項，所以David Allen將行動依據「地點」來加以分類，根據自己目前所在位置，來查詢可以做的事情: @Agendas 紀錄和某某人碰面時該談的議題，每個人名標記為一項To-Do，在附注裏寫明要討論的議題。 @Anywhere 將在哪里都可以做的事情放在這裏。 @Call 需要打電話聯絡的事情。記得善用「Phone Lookup」的功能，將電話號碼寫在該事項後面，以免藉口找不到電話，降低執行意願。 @Computer 需要在電腦前完成的事情。 @Computer-Web 需要上網才能處理的問題。如果你的電腦都有隨時連網，就可以和上面一類歸併在一起。 @ Errands David常常到處跑，所以多了這項在外旅行時處理的事項。 @ Errands - Ojai David常常到Ojai出差，因此有了這個以城市為名的固定類別。 @Home 需要在家裏做的事。 @Office 需要在辦公室做的事。 @Waiting For… 委派他人至行的事情，記得隨時追蹤進度David Allen強調以數位工具管理時間的重要性，讓許多PDA使用者成為GTD時間管理法的信徒。David Allen更在網站上公佈了一份他自己如何將Palm應用在時間管理上的方法，供所有使用者參考。我們就來看看大師如何應用這手中的小玩意。 Memo Lists 記事本管理 記事本是很方便的資訊整理平臺，有人拿它來隨時紀錄事情，再依據分類原則複製到其他地方。也可以把它當作一個簡單的參考資料庫，方便立即查閱。記事本的分類方式會依每個人而有相當大的差異，David將記事本分成下列幾個類別: Clients 如果你是跑業務的，這個就不用解釋了吧！現在和過去的客戶都要整理記錄下來。 In Development 人脈、人脈、人脈。待開發的關係、正在開發中的關係… Key People 真正重要的人，隨時看看，記下你希望和他們維持什麼關係，並應如何處理。 Dates 生日或特別的紀念日。以 02-05 老婆生日，方式來記錄，設成自動排序，查詢相當方便。 Focus Areas 記錄比較遠端的清單，例如遠端目標、目前關注的領域、值得研究的課題… Lists 相對於Focus Areas，這裏放置每週回顧清單、購物清單、旅行清單等常用的清單… Ideas 任何天馬行空的想法都記下來，哪一天也許就派上用場。 Inspirations 佳句名言錄或任何值得深思的看法。 Web Articles 網路上看到的好主意或好文章。 Maybe Get 書、CD、DVD等等，想要購買的玩意… Next Time in… 當下次到不同城市時要處理的事情。 Travel 許多不同城市的檔案資料，記錄該城市的旅館、餐廳等資訊。 Wine 各種不同廠牌的葡萄酒。
著名的時間管理專家David Allen在網站上公開他個人使用PDA的秘訣。David Allen是暢銷書「Getting Things Done」的作者，從事時間管理顧問工作數十年，累積了豐富經驗。更重要的是， GTD時間管理法和數位工具緊密結合，正適合所有PDA使用者需求。或許，由大師的經驗，也可讓你手中的PDA真正發揮功能。
(image placeholder)更多內容見《詳細》
GTD 時間管理流程 要掌握 David Allen的使用秘訣，需要先瞭解GTD的核心概念。一反過去由上而下，強調計畫的時間管理哲學，David Allen認為有太多日常瑣事會羈絆我們的想法與時間，導致最後無力去遵行計畫。他強調時間管理應由小事著手，許多事情雖然看似細微或不需立即處理，但放在心裏，不時出現，就會變成壓力來源。能立即完成的，就立刻去做，不能做的就記下來，不要傷腦筋去記這些小事。 找個清靜的下午，將腦袋裏面的所有枝微末節的事情，無論大小無論重要與否，都清空紀錄下來，讓腦袋不再為這些瑣事而負擔。當然，最好是紀錄在PDA這類隨身查閱的數位工具，方便後續調整。以筆者的經驗，第一次整理大約會記錄下60-100條左右的事項，如果你記錄的工作沒這麼多，那表示你想的還不夠細。看看眼前的辦公桌，旁邊堆的公文是否該整理了？記錄下來！ 記錄完所有事情之後，接下來是分類與組織的工作。David Allen以數位人熟悉的「流程圖」來說明:
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1. 逐條來看所有紀錄下的事情。先判斷事情可不可以行動（Actionable?），不可以行動的事情，就分為三種情況來處理: 當垃圾清掉！ Someday Maybe 將來也許:「想要爬上喜馬拉雅山…」無論多高多遠的夢想都沒關係，目前無法實現，就先放在這裏，不時看看。 References參考:若是有參考價值的資料，不妨先整理歸檔，日後可供參考。 2. 可以行動的事情，想想看它的下一步行動為何。若能在兩分鐘內解決，現在就立刻把它做掉，不要耽擱！把事情變成可以行動的專案是時間管理的核心概念！或許正因為這兩分鐘立刻解決的想法，讓我們可以起而行，抒解不少心理負擔。 3. 兩分鐘內不能解決的事，可區分為幾種狀況: Projects專案:如果這件事情需要多步驟才能完成，先歸類為「專案」。以後再回頭來想想看，執行該專案的目標與「下一步行動」為何。 Waiting For等待他人:現代工作不能靠自己單打獨鬥，在團隊工作中，面對事情，先想想自己是否是做這件事情的最佳人選。若不是，就把它委派出去。 Next Actions下一步行動:單一步驟的事情，不一定何時要完成的，記錄在Todo List代辦事項中。 Claendar 行事曆:單一步驟的事情，有特定日期的，才記錄在行事曆中。 經過上述流程整理，可以立刻做的都做了，需要花時間的或留做參考的也大致歸納成「將來也許…」、「參考」、「專案」、「等待他人…」、「下一步行動」、「行事曆」六大類別，並分別紀錄到PDA裏頭。 每天找個固定的時間，定時流覽這些該執行的專案，把事情逐條處理完。在每一次完成工作的小小成就感中，重拾生命的節奏感與掌握能力。以後有任何新的事情，不要浪費腦筋記在腦袋，把它隨手紀錄下來，再定時根據上述流程來判斷處理。 這裏只是對David Allen 「GTD」時間管理做很粗略的說明。他的書已經翻譯成中文版引進臺灣，不妨可以找時間翻翻。（在Next Actions中，記下「上網訂購David Allen的書」吧！）也可以到他的網站看看別人的討論及其他更多的時間管理秘訣。David Allen強調以數位工具管理時間的重要性，讓許多PDA使用者成為GTD時間管理法的信徒。David Allen更在網站上公佈了一份他自己如何將Palm應用在時間管理上的方法，供所有使用者參考。我們就來看看大師如何應用這手中的小玩意。 Calendar/Address 行事曆與電話簿管理 他對這兩項工具沒有特別做分類處理。就行事曆而言，不要把所有的事情都堆在行事曆裏頭，自己看了都心煩。僅需把有具體時間日期的事項，例如會議時間，記錄在這裏就好了。David也沒有對電話簿做太多分類，僅有列了一個「餐廳」的類別，可以隨時查閱常去的餐廳訂位元電話。 To-Do Lists待辦事項管理 To-Do Lists待辦事項是每天、每週回顧的重要工具，大部分該做、該提醒的事情都記錄在這個地方。依據GTD的原則，David將代辦事項分成幾個類別: Projects 需要多步驟才能完成的事情，稱為「專案」。無論大小，都記錄在這裏。David說他隨時大約紀錄了60個左右的專案。To-Do寫下專案標題，附注（Notes）裏頭可以寫下目前對專案的思考與規劃。 Someday/Maybe 或許哪一天可以實現的事情或天馬行空的夢想。不要擔心夢想太遙遠，David在此記錄了70項條目。 下面這些標注了@符號的類別都是指可以執行的行動(Actions)。以GTD流程歸納後的行動清單可能高達上百項，所以David Allen將行動依據「地點」來加以分類，根據自己目前所在位置，來查詢可以做的事情: @Agendas 紀錄和某某人碰面時該談的議題，每個人名標記為一項To-Do，在附注裏寫明要討論的議題。 @Anywhere 將在哪里都可以做的事情放在這裏。 @Call 需要打電話聯絡的事情。記得善用「Phone Lookup」的功能，將電話號碼寫在該事項後面，以免藉口找不到電話，降低執行意願。 @Computer 需要在電腦前完成的事情。 @Computer-Web 需要上網才能處理的問題。如果你的電腦都有隨時連網，就可以和上面一類歸併在一起。 @ Errands David常常到處跑，所以多了這項在外旅行時處理的事項。 @ Errands - Ojai David常常到Ojai出差，因此有了這個以城市為名的固定類別。 @Home 需要在家裏做的事。 @Office 需要在辦公室做的事。 @Waiting For… 委派他人至行的事情，記得隨時追蹤進度David Allen強調以數位工具管理時間的重要性，讓許多PDA使用者成為GTD時間管理法的信徒。David Allen更在網站上公佈了一份他自己如何將Palm應用在時間管理上的方法，供所有使用者參考。我們就來看看大師如何應用這手中的小玩意。 Memo Lists 記事本管理 記事本是很方便的資訊整理平臺，有人拿它來隨時紀錄事情，再依據分類原則複製到其他地方。也可以把它當作一個簡單的參考資料庫，方便立即查閱。記事本的分類方式會依每個人而有相當大的差異，David將記事本分成下列幾個類別: Clients 如果你是跑業務的，這個就不用解釋了吧！現在和過去的客戶都要整理記錄下來。 In Development 人脈、人脈、人脈。待開發的關係、正在開發中的關係… Key People 真正重要的人，隨時看看，記下你希望和他們維持什麼關係，並應如何處理。 Dates 生日或特別的紀念日。以 02-05 老婆生日，方式來記錄，設成自動排序，查詢相當方便。 Focus Areas 記錄比較遠端的清單，例如遠端目標、目前關注的領域、值得研究的課題… Lists 相對於Focus Areas，這裏放置每週回顧清單、購物清單、旅行清單等常用的清單… Ideas 任何天馬行空的想法都記下來，哪一天也許就派上用場。 Inspirations 佳句名言錄或任何值得深思的看法。 Web Articles 網路上看到的好主意或好文章。 Maybe Get 書、CD、DVD等等，想要購買的玩意… Next Time in… 當下次到不同城市時要處理的事情。 Travel 許多不同城市的檔案資料，記錄該城市的旅館、餐廳等資訊。 Wine 各種不同廠牌的葡萄酒。
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